Raport z analizy
Projekty zmian w organizacji pracy są konsekwencją szczegółowego postępowania badawczego prowadzonego wewnątrz komórek organizacyjnych biura. Wyniki prac w postaci raportu powinny z punktu widzenia projektowania obejmować, jak pisze Mikołajczyk (1994) następujące specjalistyczne zagadnienia:
- ustalenie zracjonalizowanych sposobów tworzenia, przetwarzania, przechowywania i przekazywania informacji z uwzględnieniem postępu technicznego, wprowadzenia komputeryzacji i sprzętu organizacyjno – technicznego,
- ustalenie trybu i sposobów komunikowania wewnątrz i na zewnątrz biura, wprowadzenie nowoczesnych środków technicznych,
- zmiany w zakresie obiegu informacji, z unowocześnieniem sposobu ich przemieszczania,
- zaprojektowanie struktury formularzy tych dokumentów, celem formularzy jest minimalizacja pracy wykonywanej przez „sprawcę” oraz pracy wykonywanej przez "użytkownika" informacji,
- właściwe rozmieszczenie komórek i stanowisk pracy w pomieszczeniach biurowych z punktu widzenia racjonalnego przebiegu procesów pracy i przyjętych sposobów komunikowania,
- poprawa warunków materialnego środowiska pracy i wyposażenie stanowisk w meble, zgodne z zaleceniami ergonomii.
Uwzględnienie wymienionych zagadnień stanowi podstawę do stworzenia planów reorganizacji pracy biurowej i jest podstawą do zmian organizacyjnych usługowych jednostek gospodarczych. Sukces projektu organizacji pracy biurowej zależy od ustalenia możliwości usprawnienia nie tylko pracy poszczególnych stanowisk, ale i funkcjonowania całej organizacji jako całości.